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Top 10 migliori app per la produttività e per organizzare il lavoro

di Michele Ingelido

Chi è sommerso dagli impegni quotidianamente sa cosa vuol dire organizzare il lavoro da fare. E chi non lo sa ancora probabilmente troverà molto utile almeno una delle app per la produttività e per organizzare il lavoro che andremo a citare, perchè si sarà reso conto che l’organizzazione del suo lavoro non è più solo aprire la casella di posta di Microsoft Outlook e guardare un po’ di email, ma c’è tutta una caterva di documenti, appunti o file su cui mettere mano.

Questi strumenti possono quindi essere molto utili per la gestione di uno schedario di impegni, dei propri clienti in generale e delle proprie attività. Installare una applicazione del genere nel proprio dispositivo Android o iOS (iPhone e iPad) può essere molto comodo per ottenere il meglio. Soprattutto se queste si trasformano poi in veri programmi web per PC e vi permettono di sincronizzare tutti i vostri dati, documenti e informazione in un unico spazio.

Abbiamo quindi deciso di aggregare in un’unica lista tutte le app “must” da scaricare che ci hanno convinto maggiormente e hanno avuto più apprezzamenti per quanto riguarda la gestione di un planner, il miglioramento della propria produttività, l’organizzazione delle proprie riunioni dal gestionale, o per chi magari ha bisogno di un metodo più comodo di comunicazione per lavorare in team. Non mancheranno app provenienti dai servizi Google, che da un po’ di anni sta incrementando sempre più il contenuto del proprio pacchetto ed ecosistema per dare il massimo ai propri utenti.

Vi anticipiamo che tutte le app qui presenti sono presenti sia sul Play Store che sull’App Store, così facciamo contenti tutti, da chi ha l’ultimo dei cellulari di fascia bassa fino all’iPhone di ultima uscita. Anche per quanto riguarda le app a pagamento, non avrete molto da preoccuparvi: a parte qualche caso di piano Premium, si tratta di app gratuite. Ma non tergiversiamo ulteriormente e iniziamo questa Top 10 migliori app per la produttività e per organizzare il lavoro contenente tutte quelle che dovreste installare per la gestione lavoro più completa e pratica.

Migliori app per produttività e gestione lavoro: la top 10

Google Keep

Iniziamo questa top 10 con Google Keep. Non penso abbia bisogno di molte presentazioni, ma nel caso ci sia qualcuno che ancora non la conoscesse, cerchiamo di fare chiarezza. Google Keep è un’app di note ed elenchi, niente di più semplice, alla base, ed è sicuramente tra le migliori applicazioni del settore.

Naturalmente facendo parte dei servizi Google, tutto quello che viene inserito al suo interno può essere sincronizzato con il vostro account, e recuperato anche da desktop o da qualunque altro dispositivo su cui potete navigare in internet. Una funzione veramente comoda. Ma tornando a Keep, l’app ha una grafica semplice ma efficace, permette di creare elenchi a caselle, scrivere promemoria o registrarli direttamente tramite il microfono.

Si possono inserire immagini, link e quant’altro all’interno di ogni nota, e ognuna di esse può essere personalizzata e distinta tramite dei colori o essere etichettata con dei veri e propri tag, in modo tale da creare delle categorie apposite. A nostro parere una delle migliori app per tenere traccia di impegni lavorativi, promemoria e testi di qualunque tipo, che si può trovare in giro negli store, sia dal punto di vista estetico e che di comodità e usabilità. Ed è gratuita! Disponibile sia su Play Store che Apple Store.

Google Keep non è l’unica applicazione per prendere nota valida, ce ne sono davvero tante. Per maggiori alternative consultate la nostra selezione con le migliori app note su Android e iOS per prendere appunti e promemoria.

1Password

Passiamo ora ad un’app per la produttività e per organizzare il lavoro che sugli store è possibile trovare gratuitamente, ma che necessita, per essere utilizzata per un periodo prolungato di tempo, di abbonarsi al servizio. Vi confessiamo che però pagare per questo genere di cose e per il caso in questione, vale davvero la pena. Ma discorsi economici a parte, stiamo parlando di 1Password, un servizio molto utile per tutti quelli che hanno credenziali segnate su fogli volanti che perdono in giro per casa (o per il computer) ogni due per tre.

Andando più in profondità, quest’app gestirà tutte le vostre credenziali aggregandole ad un’univoca password (chiamata Master Password), da voi inserita; il tutto è molto sicuro perchè le password sono coperte dalla crittografia end-to-end, e in caso di smarrimento del dispositivo è possibile bloccare l’applicazione per evitare furti di dati.

Naturalmente, a parte la classica password testuale, per l’accesso all’app per la produttività e per organizzare il lavoro, è possibile usufruire anche del riconoscimento delle impronte digitali, usanza ormai diffusissima nel mondo tech, spesso più veloce rispetto alla digitazione. Dunque, in questo modo in ogni sito web su cui siete registrati e in ogni app su cui ci sia bisogno di inserire dati di autenticazione che aprirete, sarà facile loggarsi, grazie alla comparsa di una finestra dell’app di 1Password che compilerà tutto in automatico.

Oltre a questo, l’app per la produttività e per organizzare il lavoro dispone di un metodo di condivisione delle credenziali con altri utenti ed è anche in grado di raccogliere dati finanziari, documenti da tenere in “cassaforte”, archiviandoli, etichettandoli e organizzarli in varie categorie. Ultimo gran vantaggio che vogliamo citare: 1Password come Google Keep, permette la sincronizzazione con tutti i dispositivi in possesso, quindi anche da desktop non sarà un dramma andare a recuperare credenziali di vecchi account. L’app per la produttività e per organizzare il lavoro è disponibile su Play Store e su App Store.

Dropbox

Parliamo di Dropbox. Per chi non lo conoscesse ancora, è uno dei servizi di archiviazione dati online più famosi al mondo, e rivale solo a Google Drive, praticamente il suo corrispettivo equivalente. Creando un account personale, sarete in grado di inserire su uno spazio online a voi dedicato, ossia sul cosiddetto Cloud, tutti i tipi di file che magari avete sul computer da anni, e che non sapete dove spostare per non intasare la memoria interna.

O semplicemente per fare un backup generale per un imminente formattazione. Insomma, qualunque sia il motivo, potete caricare quello che volete sul vostro Cloud personale, la cui organizzazione richiama molto quella delle cartella in Windows, con percorsi e così via.

E’ molto comodo perchè ovviamente scaricando poi l’app per la produttività e per organizzare il lavoro , che sia per desktop o mobile, avrete a disposizione tutti i file che avete inserito al suo interno, senza dover fare spostamenti con memoria di massa fisiche. Ci si logga, e si trova tutto lì, pronto per essere visualizzato, riprodotto o scaricato sul dispositivo che si sta utilizzando. Dropbox mette a disposizione gratuitamente una quantità di spazio limitata, che corrisponde a 2 GB (2048 MB).

A nostro parere non è poco, e se non avete backup immensi da dover memorizzare, possono essere più che sufficienti. Tuttavia, abbonandosi al servizio è possibile aumentare lo spazio del proprio Cloud, o renderlo completamente senza limiti. In definitiva, è un’app per la produttività e per organizzare il lavoro che può rappresentare un salvavita per chi ha bisogno di avere i suoi documenti di lavoro e non, sempre a portata di mano su tutti i propri dispositivi. Inutile dire che è disponibile sia per Android che iOS.

Tenete in considerazione che Dropbox è solo uno dei tantissimi dispositivi di cloud disponibili. Se desiderate conoscere altri servizi, magari che vi forniscano più spazio di archiviazione (ne esistono gratis fino a 50 GB!) date un’occhiata alla nostra guida con i migliori servizi di cloud gratis per salvare dati e backup online.

Any.do

Per poter organizzare al meglio il proprio lavoro non c’è niente di meglio che farsi una bella lista di tutte le cose che si hanno da fare. Ed Any.do è sicuramente un aiuto non da poco in questa impresa. Ricordarsi tutti gli impegni può diventare molto tedioso, ma con questa app per la produttività e per organizzare il lavoro sarete in grado di segnare tutto quello che avete per la testa, impostando promemoria a qualsiasi ora, per ogni giorno.

E si può categorizzare tutto in modo ordinato e senza fare troppa confusione, nel caso abbiate bisogno di consultare nuovamente le proprie liste. L’app per la produttività e per organizzare il lavoro è strutturata in modo semplice e intuitivo, non ci sono diciotto miliardi di schermate colorate e arzigogolate, tutto è limitato a ciò che rappresenta l’essenziale, ossia farvi ricordare le cose.

Per certi versi simile a Google Keep, ma qui ci si concentra molto di più sul lato del promemoria, mentre le note di Google sono relative maggiormente ad un utilizzo generale, quindi non solo per to-do-list, ma anche per semplici elenchi informativi. E non dimentichiamoci che supporta l’integrazione con assistenti vocali come Google Assistant, Siri e Amazon Alexa. Any.do è gratuita e la trovate disponibile sia su Play Store che App Store.

IFTTT

IFTTT è l’acronimo di “If This Then That” (Se questo allora quello”). Nasce inizialmente come servizio web per poi approdare nel mondo delle app per la produttività e per organizzare il lavoro. Questo servizio, che ricorda un po’ il funzionamento dei linguaggi di programmazione, consiste in una catena di condizioni a cui sono collegate app o servizi esterni ad IFTTT e che l’utente può scegliere di attivare per semplificare la propria navigazione sui dispositivi.

Insomma l’app consente di attuare una sorta di automatismi tra le app e le azioni, in modo che lavorino in maniera collegata. Tutto questo viene fatto dagli applet, chiamate anche ricette, che possono essere trovate all’interno dell’app, oppure create dagli stessi utenti, nel caso si abbia bisogno di qualcosa in particolare.

Per farvi capire meglio il funzionamento facciamo un esempio: nel caso aveste bisogno di salvare le foto arrivate su WhatsApp, sul vostro cloud su Dropbox, è possibile instaurare una catena di operazioni che l’app per la produttività e per organizzare il lavoro instaura tra le due app; se ricevo una foto su WhatsApp (If This), allora salvala sul mio cloud in Dropbox (Then That).

Le combinazioni da creare sono quindi infinite e può risultare davvero comodo per evitare di perdere tempo ogni volta che dovrete far comunicare tra di loro le vostre app, senza farlo manualmente. L’app è gratuita e disponibile sia su App Store che Play Store.

Adobe Acrobat Reader

Oggigiorno in una marea di campi viene utilizzato il PDF, dai lavori d’ufficio al Graphic Design, tutti si trovano a dover usufruire di questo formato per scambiarsi documenti. e proprio per questo, anche da mobile c’è bisogno di un’app che ci permetta di aprire con facilità questo tipo di file. Ci viene in soccorso quindi Adobe Acrobat Reader, che ormai presente nella vita di molti utenti da tanti anni, è diventato più che un semplice lettore di file PDF.

Le operazioni che potrete compiere con quest’app sono innumerevoli, e vanno tutte a vantaggio del vostro lavoro. Prima di tutto la visualizzazione dei file è molto completa, si possono ingrandire i file visualizzati, annotare, scrivere la propria firma elettronica tramite touch screen ed archiviare tutto nel cloud Adobe, per poter avere in futuro sotto mano i propri documenti, o per poterli poi condividere con altri utenti.

Tra le altre funzioni c’è anche la conversione di immagini, e la nuovissima modalità scansione, con la quale potrete fotografare tramite il vostro smartphone un documento reale, e trasformarlo in formato pdf elettronico veramente in pochi tap. Insomma, Adobe non delude mai, e mette sul piatto un altro servizio che permette di rimanere sempre organizzati lavorativamente parlando. Adobe Acrobat Reader è disponibile gratis su Play Store e App Store. Tra le sole app scanner vi consigliamo anche CamScanner per Android e iOS.

Slack

E come non parlare di Slack quando si parla di lavoro? E’ chiaro che questa azienda stia diventando di una grande rilevanza nel settore, e bisogna dire che per tutti quelli che lavorano online, è uno degli strumenti più comodi da utilizzare, per semplificare la propria vita comunicativa.

Ovviamente è indirizzata soprattutto ai team di lavoro, e permette di organizzare le conversazioni in base ai progetti, al topic, o a quello che si vuole. Come tutte le altre app di messaggistica, ovviamente anche qui potrete interagire con altri utenti anche tramite chiamate singole e di gruppo, condividendo link, immagini eccetera, integrandolo con altre app per la produttività e per organizzare il lavoro che già utilizzate, ad esempio social o app di archiviazione dati.

Si possono anche personalizzare le notifiche, in modo tale da concentrarsi solo su quelle che contano veramente e inerenti al vostro lavoro o progetto. Anche qui ci troviamo di fronte non solo ad un’app, ma ad un servizio di cui si può far tesoro anche su desktop o su tutti gli altri dispositivi, sincronizzando le chat di lavoro e tutti i contatti di cui abbiamo bisogno per rendere la vostra giornata lavorativa più efficace e produttiva che mai, sia che siate a casa, o che siate in giro. Slack è gratis e disponibile sia su Play Store che App Store.

Trello

Trello è un’applicazione che io definirei per certi versi come una sorta di aggregatore. Infatti qui avrete la possibilità di costruire delle bacheche personali per ogni campo della vostra vita, all’interno delle quali potrete aggiungere ulteriori schede con liste di cose da fare e da gestire.

Si possono rendere partecipi anche altri utenti, per esempio creando delle bacheche famigliari alle quali ogni membro può aggiungere le proprie liste, le proprie schede, o collaborare ad un’unica to-do-list. Le funzioni sono insomma molteplici, si possono assegnare compiti di lavoro ai propri dipendenti, commentare i task, allegare file da servizi di cloud e tanto altro.

Ovviamente ormai da standard, anche con Trello avrete tutto a portata di mano sia se lavorate da casa, dal vostro computer, e sia che siate in movimento con il vostro tablet o smartphone. Che dire, un’app per la produttività e per organizzare il lavoro davvero completa che vi permetterà di far salire di più gradini l’organizzazione del vostro lavoro, ma anche della vostra vita privata (ancora più utile nel caso di progetti condivisi con amici e famigliari), e per giunta anche gratuita, disponibile su Play Store e su App Store.

Google Calendar

Se volete sfruttare al massimo il tempo che avete a disposizione durante la vostra giornata, Google Calendar è un’altra app che può fare al caso vostro. Tra i calendari disponibili in rete, questo è uno dei migliori e vi permetterà di gestire anche tutti gli altri calendari del dispositivo.

Con la sua grafica accattivante potrete gestire tutti i vostri eventi in modo automatico, che siano concerti, pranzi o cene al ristorante, uscite, incontri di lavoro, voli, o semplicemente piccole operazioni che vi tengono impegnati più volte durante la settimana. Naturalmente anche qui avrete la possibilità di settare dei promemoria personalizzati, in modo tale da non dimenticare gli impegni.

Si possono aggiungere anche degli obiettivi, come i soliti buoni propositi dell'”andare a corsa 4 volte alla settimana, alle 7 di mattina, puntuali”, così che Google non se ne dimentichi e lo tenga bene in mente al posto vostro. Una delle app Top per quanto riguarda la categoria Produttività degli Store Android e iOS, e inoltre è anche gratuita.

Evernote

Chiudiamo questa Top 10 migliori app per la produttività e per organizzare il lavoro, con Evernote, l’elefantino più famoso degli smartphone. Insieme a Google Keep, forse questa è la migliore app per note, elenchi e promemoria reperibile, tant’è che su alcuni smartphone viene inserita dagli stessi produttori tra le app preinstallate.

Le funzioni sono più o meno le stesse del suo rivale Google. Potrete creare e modificare note a vostro piacimento, salvare interi siti web sulla vostra app o aggiungere immagini, foto e registrazioni audio, scansionare appunti scritti a mano, allegare documenti Microsoft Office o PDF, cercare al suo interno quello che vi serve tra le tante voci scritte in passato, e infine si può sincronizzare il tutto con l’intera collezione di dispositivi che possedete, per poter usufruire del servizio in tutta libertà.

Insomma tra le app per scrivere, editare e salvare note, to-do-list ecc, Evernote è sicuramente una delle più consigliate, e può aiutare molto a rendere più organizzato e produttivo il vostro lavoro. La trovate su Play Store e App Store gratuitamente.

Oltre a tutte le app citate, non dimenticate il classico pacchetto Office: Microsoft ne ha recentemente lanciato uno anche per Android che comprende Word per la videoscrittura, Excel per i fogli di calcolo e PowerPoint per le presentazioni. In alternativa potete trovare anche le singole app per la produttività e per organizzare il lavoro di Word, Excel e PowerPoint su Play Store e App Store. Oppure optare per le controparti di Google: Documenti, Fogli e Presentazioni.

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